Eric Mass 2Podemos afirmar que el papel de los Departamentos de Compras dentro de la empresa es cada vez más estratégico. La globalización, la crisis y la digitalización de los negocios han transformado la posición de este departamento, cuyo principal cometido era la selección y negociación con los proveedores, a contribuir hoy en día en el crecimiento de la empresa mediante la optimización y mejora de costes. De esta forma, se ha convertido en un área clave para la Dirección Financiera y Dirección General.

A ello hay que sumar que es cada vez más evidente que no hay opción al fenómeno de la digitalización. Los departamentos de Logística, RR.HH., Finanzas y Ventas se han ido digitalizando a lo largo de estos últimos años y no ha sido hasta ahora cuando los departamentos de Compras han decidido hacerlo también para optimizar sus tiempos de gestión en toda la cadena de valor. La necesidad de las empresas de mejorar su competitividad y reducir costes, han empujado a la función de Compras hacia ello, siendo hoy en día prioritaria para conseguir los objetivos de la empresa.

En este sentido, no debemos olvidar que los costes de compra y suministro de una empresa pueden representar hasta un 70% de su facturación, por ello es fundamental optimizarlos. De ahí que algunos de los retos de los Directores de Compras sean precisamente cómo asegurar que las entregas previstas impliquen un ahorro para la empresa; cómo colaborar con los proveedores para reducir los costes de entrega; cómo asegurar el cumplimiento de las políticas regulatorias, etc.

Si bien las compañías que han ido digitalizando las diferentes funciones mencionadas anteriormente se apoyan en un ERP (Enterprise Resource Planning, Sistema de planificación de recursos empresariales), usar una aplicación de este tipo no es digitalizar la función de compras. Todos los ERP’s del mercado cuentan con un módulo de compras, pero no son una solución a la digitalización, hacen que trabajemos como lo estipula el software pero no como lo necesitamos.

Es necesario pues para simplificar el trabajo, la digitalización de los procesos de compras empresariales. Si consultamos este punto a los Directores de Compras, las cinco principales aportaciones que demandan a la digitalización de su departamento hoy en día son: tener una herramienta ágil de análisis y comparación de proveedores; detectar la evolución del gasto versus el presupuesto afectado por una compra; reducir el tiempo, ahorro de costes, pluralidad y democratización de la información; agilizar procesos y facilitar las comparativas internas.

Los Responsables de Compras necesitan también para conseguir sus objetivos, plataformas que cubran todo el proceso de compra y que estén dotadas de lo más avanzado de la tecnología actual: nube, Big Data, Redes Sociales y Movilidad, es decir, que sean accesibles tanto desde un PC como desde el móvil. Las plataformas que existen en el mercado para ello, automatizan el trabajo del Departamento de Compras aportando información adicional de ayuda y contar así con una visión global sobre el presupuesto, el estudio del mercado, la búsqueda y selección de proveedores, el análisis de las ofertas, la calidad, los costes y los plazos de manera ágil y rápida.

En concreto, algunos de los principales beneficios que se consiguen con este tipo de plataformas son la mejora presupuestaria y de control de gastos, la consulta de la información completa y actualizada del proveedor, el establecimiento de una relación de colaboración con los mismos, el seguimiento de indicadores clave de rendimiento estratégicos (KPIs), etc.

Este es el camino emprendido por las empresas que compiten a nivel global y necesitan ser cada vez más competitivas. No hay vuelta atrás en la optimización y mejora de costes a través de la digitalización de toda la cadena de valor de la función de compras. Sin duda alguna y de forma categórica, las empresas de éxito de hoy y de mañana ya están adoptando este modelo aprovechándose de las posibilidades que les brinda la tecnología. Es el momento de aprender cómo lo hacen.

Eric Mass

Director de la división de Optimización de Compras y Operaciones de Ayming

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